Formation Optimiser ses achats de formation

1/ Connaître le marché de la formation

• Se repérer dans le marché de la formation

• Analyser le marché de la formation : structure, acteurs, réglementation, orientations

• Faire appel à un prestataire externe

• Intégrer les démarches qualité en formation

• Cerner son rôle d’acheteur et la relation client/fournisseur

• Se situer dans son rôle interne et externe : objectifs, missions, marges de manœuvre

• Identifier les prestations nécessitant de faire appel à un prestataire externe

• Autodiagnostic : analyse de sa démarche et identification des difficultés rencontrées lors de ses expériences d’achat

2/ Passer de la demande à l’achat de formation

• Analyser la demande

• Analyser la demande de formation en pertinence avec les orientations générales

• Distinguer les objectifs stratégiques, opérationnels et pédagogiques

• Identifier les contraintes internes et externes

• Mise en situation : conduite d'une négociation avec le commanditaire d’une action de formation

• Élaborer un cahier des charges et formaliser l’achat

• Distinguer les différents types de cahiers des charges

• Connaître l’architecture type des cahiers des charges : les rubriques indispensables

• Associer l'encadrement à l'élaboration et à la validation des cahiers des charges

• Formaliser l’appel d’offres, identifier les prestataires à consulter

• Exercice d’application : rédaction d’un cahier des charges

• Procéder à la sélection d'un prestataire

• Définir une politique et une stratégie d’achat

• Choisir un mode de consultation

• Élaborer des outils de sélection et définir des critères d’attribution

• Analyser et comparer les offres, sélectionner un prestataire

• Maîtriser les négociations d’achat : objectifs de négociation, processus, techniques

• Exercice d’application : élaboration d’une grille de sélection

• Mise en situation : négociation d'un achat

3/ Formaliser l’achat de formation

• Contractualiser l’achat

• Connaître les règles et les critères à respecter pour une formation éligible

• Déterminer ses dépenses de formation

• Connaître les obligations des dispensateurs de formation

• Rédiger la convention et le contrat de formation

• Mettre en place un accord-cadre

• Administrer l’achat de formation

• Organiser le suivi de la prestation et vérifier le respect des éléments contractuels

• Optimiser les relations avec les organismes de formation

• Test de connaissances : validation des acquis à travers un quiz

4/ Évaluer son achat de formation

• Évaluer la performance du prestataire de formation

• Évaluer la pertinence de sa politique d’achat et de sa démarche

• Constituer un référentiel de prestataires et le faire vivre

• Exercice d’application : élaboration d’une grille d’évaluation

• Plan d’action personnel : formalisation des actions à mettre en œuvre pour optimiser ses achats