Formation Cycle Office Manager

1/ Clarifier son périmètre d'activité et ses responsabilités d’Office Manager

• Situer la fonction et le positionnement de l'office manager dans l'entreprise

• Analyser les clés de réussite de la fonction

• Cerner les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager

• Enumérer les compétences et les comportements indispensables à la tenue du poste

2/ Accompagner le changement

• Identifier les phases

• Définir les origines

• Lever les freins et les résistances

• Anticiper les changements

• Soutenir la motivation

• Appliquer les principes qui aident au changement

• Gérer les situations liées au changement

3/ Maîtriser l'essentiel de la comptabilité

• Situer le rôle et le fonctionnement de la comptabilité en entreprise

• Connaitre les états financiers : s'approprier un bilan (les différents postes), cerner le compte de résultat

• Les opérations courantes : comptabiliser les achats et les ventes (factures, avoirs, TVA)

• L'essentiel de l'analyse financière : les principaux ratios

4/ Participer à la gestion administrative et financière de l'entreprise

• Faire un contrôle de gestion : comprendre les données de l'entreprise, analyser ces données

• Elaborer et suivre un budget :

• faire les prévisions

• collecter les informations

• utiliser des outils d'élaboration et de suivi de budget

5/ Gérer le personnel au quotidien

• Identifier les missions

• Connaître les problématiques RH

• Identifier ses rôles en tant qu'Office Manager

• Identifier les sources de documentation indispensables au rôle RH

6/ Maîtriser les étapes essentielles du recrutement

• Elaborer une étude de poste

• Dédiger une définition de la fonction RH

• Rédiger une annonce (presse ou réseaux)

• Repérer les potentiels

• Détecter les compétences

• Mettre en œuvre une méthode de sélection des candidat(e)s

• Mener un entretien de recrutement

7/ Développer les compétences : la formation professionnelle

• Connaître les points-clés et le cadre légal

• S'approprier les différents dispositifs (bilan de compétences, plan de formation, CIF, etc.)

• Mettre en œuvre la formation : analyse du besoin, les solutions adaptées, suivi de la formation

8/ Cerner les aspects légaux de la gestion du personnel

• Connaître les règles en matière de contrat de travail (indéterminé, déterminé, à temps partiel, contrats aidés, intérims)

• Gérer les temps de travail (durée, législation)

• Comprendre les mécanismes des congés, appliquer les règles, décompter les prises de congés

9/ Assurer efficacement son rôle de manager et ses responsabilités

• Cerner les attentes de l'entreprise

• Développer les compétences

• Adopter les comportements managériaux

• Mettre en place les comportements managériaux

10/ Animer et manager

• Définir les règles et fixer les objectifs

• Identifier les différents types de management

• Repérer son style préférentiel de management

• Anticiper et gérer les conflits

11/ Utiliser les techniques de conduite de projet

• Identifier les acteurs d'un projet

• Rédiger ou superviser le cahier des charges

• Analyser les besoins, décrire les tâches et planifier le projet

• Hiérarchiser les arguments du projet, présenter l'offre

• Mener l'entretien de négociation et conclure un accord

12/ Accompagner la transformation digitale

• S'approprier la culture digitale

• Connaître et identifier la valeur ajoutée des outils digitaux

• Evaluer son rôle pour guider l'équipe, repérer les obstacles

• Elaborer une charte d'utilisation