Formation Cycle Assister une Equipe ou un Manager

1/ Assimiler le rôle et les enjeux liés à l’assistanat

• Les conditions de réussite dans la fonction

• Les ompétences organisationnelles et relationnelles à développer

• Créneaux d’évolution potentielle dans la fonction

• Collaborer et échanger entre assistant(e)s

• Utiliser les réseaux professionnels internes et externes

2/ Contribuer à l’efficacité de son équipe et accroître la synergie

• Le rôle de chacun et son positionnement dans l’entreprise

• Les attentes, les profils et les modes de fonctionnement du Manager

• Solliciter les managers à bon escient

• Etre force de proposition

3/ Poser un diagnostic

• Rendre l’information accessible

• Veiller à la fiabilité des informations conservées

• Connaître l’essentiel de l’archivage

• Optimiser le classement sur sa messagerie

• Maîtriser les fonctionnalités utiles

• Gérer un projet de classement

4/ Se focaliser sur l’essentiel et hiérarchiser les activités majeures

• Différencier urgent et important

• Innover et savoir tirer parti de l’expérience

• Gagner du temps au quotidien

• Analyser son organisation pour l’optimiser

5/ S'organiser et faire gagner du temps à son manager

• Repérer leur mode de gestion du temps

• Identifier les niches de gains de temps managériales

• Préserver leur temps

6/ Réussir l'accueil au téléphone et en face à face

• La qualité de service attendue

• Faire le diagnostic de sa propre qualité de service

• Donner une première bonne impression

7/ Gérer la relation téléphonique entrante et sortante

• Travailler son langage et choisir un ton et un rythme adaptés

• Préparer et suivre ses propres appels téléphoniques

• Communiquer efficacement à chaque étape

• Adopter une écoute active et questionner

8/ L'accueil en face à face

• Etre attentif aux comportements non-verbaux

• Avoir un « look » adapté

• Maîtriser le temps

• Conclure et raccompagner un visiteur

• Détecter les signes avant-coureurs pour prévenir les conflits

• Recadrer un entretien en restant courtois

• Faire face à des situations délicates

• Maîtriser l'agressivité, l'impatience, l'impolitesse…

9/ Comprendre les informations chiffrées utilisées par les différentes fonctions

• Les différents types d’indicateurs :

• physiques

• financiers

• complexes, etc

• Sélectionner les indicateurs pour mieux communiquer avec les départements

9/ Effectuer les calculs courants

• Calculer un pourcentage : taux de TVA, taux d'intérêt, taux de marge, etc

• Calculer une variation : d'une période à une autre

• Calculer un écart :

• entre une réalisation et un objectif

• entre le réel et le budget, etc.

• Calculer une moyenne : effectifs moyens, salaires moyens, chiffres d'affaires moyens, etc.

• Calculer une tendance : résultat probable en fin d'année, etc.

10/ Traduire les chiffres en graphiques

• Choisir la bonne représentation graphique

• Construire les courbes, histogrammes sans ou avec axe secondaire, secteurs, pyramides des âges, etc

11/ Les enjeux de l’écrit

• L'impact du courrier et de l’e-mail

• Les spécificité du courrier et de l’e-mail

• Les chartes de communication du courrier et de l’e-mail

12/ Structurer ses écrits

• Les règles de la conception rédactionnelle en milieu professionnel

• Savoir démarrer et conclure

13/ Bien lire et comprendre

• Adopter des phrases courtes

• Eliminer lourdeurs et mots bavards

• Choisir le mot juste

• Rompre la monotonie

• Adopter un style vivant et concret

• Utiliser les formules de politesse

• Avoir une relecture rigoureuse

14/ Les fondamentaux de l’écrit

• Orthographe

• L’accord du participe passé

• Syntaxe

• Rédiger un objet explicite

15/ Rédiger des messages percutants

• Maîtriser la dimension conviviale

• Personnaliser ses écrits en fonction de son interlocuteur et de la situation

• Etre empathique

• Utiliser un vocabulaire convaincant