Formation Cycle Office Manager

Objectifs
  • Maîtriser les compétences et rôles d'Office Manager
  • Améliorer ses compétences en gestion, comptabilité et en Ressources Humaines
  • S'initier aux achats et à la négociation d'achat
Participants
  • Office Manager
  • Assistante de direction
  • Assistante
  • Toute personne évoluant vers la fonction d'Office Manager
Approche Pédagogique
  • Quiz
  • Etudes de cas
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
  • Durée : 10 jours
  • Réf. : ASSI02

Dates de Formations

08 Avril 2019

17 Juin 2019

05 Aout 2019

07 Octobre 2019

09 Décembre 2019

Programme
  • PARTIE 1 : Acquérir les compétences-clés du métier d'Office Manager (2 jours)
    • 1/ Définir son rôle et ses missions d’Office Manager
      • • La fonction : déterminer son positionnement et ses spécificités
      • • Les enjeux et les attentes de l’entreprise vis-à-vis de l’Office Manager
      • • Les compétences et les comportements indispensables à la tenue du poste
    • 2/ Accompagner le changement
      • • Les mécanismes du changement : identifier les phases, définir les origines, lever les freins et les résistances
      • • Les contributions de l'Office Manager à la conduite du changement : anticiper les changements, soutenir la motivation, appliquer les principes qui aident au changement
      • • La communication : gérer les situations liées au changement
      • • Mise en situation : Développer ses capacités relationnelles pour s'adapter à l'autre
  • PARTIE 2 : Développer ses compétences en comptabilité et gestion (2 jours)
    • 1/ Connaître l'essentiel de la comptabilité
      • • Le rôle et le fonctionnement de la comptabilité en entreprise
      • • Les états financiers : s'approprier un bilan (les différents postes), cerner le compte de résultat
      • • Les opérations courantes : comptabiliser les achats et les ventes (factures, avoirs, TVA)
      • • L'essentiel de l'analyse financière : les principaux ratios
    • 2/ Connaître l'essentiel de la gestion
      • • Le contrôle de gestion : comprendre les données de l'entreprise, analyser ces données
      • • L'élaboration d'un budget et le suivi budgétaire :
        • - faire les prévisions
        • - collecter les informations
        • - utiliser des outils d'élaboration et de suivi de budget
      • • Mise en situation : Exercices et études de cas en comptabilité et en gestion
  • PARTIE 3 : Gérer le personnel et les ressources humaines (3 jours)
    • 1/ Positionner la fonction RH de l'Office Manager
      • • La fonction RH : identifier les missions, connaître les problématiques RH, identifier ses rôles en tant qu'Office Manager
      • • Les sources de droits applicables : identifier les sources de documentation indispensables au rôle RH
    • 2/ Maîtriser les étapes-clés du recrutement
      • • La définition de fonction : élaborer une étude de poste et rédiger une définition de fonction
      • • L'offre d'emploi : rédiger une annonce (presse ou réseaux)
      • • La sélection des candidat(e)s : repérer les potentiels, détecter les compétences et mettre en œuvre une méthode de sélection
      • • L'entretien de recrutement : poser les questions adéquates selon leur utilité, mener un entretien de recrutement permettant de faire le meilleur choix possible
    • 3/ Développer les compétences : la formation
      • • La formation professionnelle : connaître les points-clés et le cadre légal, s'approprier les différents dispositifs (bilan de compétences, plan de formation, CIF, etc.)
      • • La mise en œuvre de la formation : analyser un besoin, mettre en œuvre des solutions adaptées, suivre la formation
    • 4/ Maîtriser les aspects légaux de la gestion du personnel
      • • Les contrats : connaître les règles en matière de contrat de travail (indéterminé, déterminé, à temps partiel, contrats aidés, intérims)
      • • Les temps de travail et les absences : gérer les temps de travail (durée, législation)
      • • Les congés : comprendre les mécanismes, appliquer les règles, décompter les prises de congés
      • • Mise en situation :
        • - mener un entretien de recrutement
        • - Entraînement à la rédaction au tri des CV
  • PARTIE 4 : Animer et motiver : adopter une posture managériale (3 jours)
    • 1/ Assurer ses rôles et ses responsabilités de manager
      • • Les règles d'or du management :
        • - cerner les attentes de l'entreprise
        • - développer les compétences
        • - adopter les comportements managériaux
      • • Les comportements managériaux à mettre en place
    • 2/ Animer et manager
      • • Les bases du management : définir les règles et fixer les objectifs
      • • Les styles de management : cerner les différents styles de management et son style préférentiel
      • • Les situations délicates : gérer les tensions et les résistances des collaborateurs
    • 3/ Acquérir les fondamentaux du management de projet
      • • Les bases de la gestion de projet : identifier les acteurs d'un projet, rédiger ou superviser le cahier des charges
      • • L'organisation : analyser les besoins, décrire les tâches et planifier le projet
      • • La négociation : hiérarchiser les arguments du projet, présenter l'offre, mener l'entretien de négociation et conclure un accord
    • 4/ Accompagner la transformation digitale
      • • Les outils digitaux : s'approprier la culture digitale, connaître et identifier la valeur ajoutée des outils digitaux
      • • L'accompagnement des collaborateurs : évaluer son rôle pour guider l'équipe, repérer les obstacles, élaborer une charte d'utilisation
      • • Mise en situation : Entraînement aux différents styles de management : les situations délicates, gérer les situations de stress