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Formation #ASSI08

Formation Assistanat et Archivage

06 et 07 Août 2019

29 et 30 Oct. 2019

10 et 11 Déc. 2019

2 jours

Réf. ASSI08

Vous souhaitez personnaliser le programme de cette formation pour qu'elle réponde aux spécificités de votre entreprise ? Demandez un devis.

Objectifs

  • Clarifier le rôle et le positionnement de l'Assistante de Direction Générale
  • Organiser un événement pour l'entreprise, un véritable enjeu
  • Développer la relation client VIP
  • Favoriser la cohésion des équipes de secrétaires
  • Maîtriser les outils de base du classement et de l'archivage
  • Optimiser la gestion de la documentation
  • Fournir à l'entreprise ou au service une méthode de classement sur papier et micro, fiable et accessible à tous rapidement
Participants

Participants

  • Assistantes de PDG
  • Assistantes DG
  • Assistantes Membres du Directoire/Conseils d’Administration
  • Assistantes confirmées souhaitant se hisser au rang d’assistantes de Direction Générale
Approche Pédagogique

Approche Pédagogique

  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
Programme
1/ Clarifier sa position dans l’entreprise
  • Définir les missions essentielles de l'Assistante de Direction Générale
  • Identifier les attentes de son manager
  • Comprendre les enjeux de l'entreprise
2/ S’impliquer et accroître son champs d’action
  • Planifier et organiser la gestion du temps de son manager (agenda, rdv, appels téléphoniques)
  • Gérer sa messagerie et celle de son manager
  • Savoir rendre compte et alerter son manager
  • Comprendre et repérer les jeux d'acteurs et les jeux de pouvoir dans l'entreprise
  • Comprendre le vocabulaire financier
3/ Entretenir une collaboration de qualité
  • Maintenir un niveau de connaissances élevé : lecture et formation adaptées, culture générale
  • Échanger dans un climat de confiance et d'assertivité
  • S'adapter aux différents types de personnalités
  • Prendre conscience de son rôle d'interface
  • Connaître et utiliser à bon escient les réseaux sociaux
4/ Offrir une image professionnelle
  • Adapter son apparence à l'environnement
  • Adopter un comportement mesuré : les gestes et le maintien, le langage et la voix
  • Connaître les salutations d'usage (présentations, règles, formules, attitudes)
  • Connaître le protocole officiel : savoir accueillir des personnalités, adapter son discours et son comportement
  • Vivre en harmonie dans le cadre professionnel : identifier les codes de l'entreprise
5/ Organiser repas d'affaires et séminaires VIP
  • Connaître les règles de préséance (privées ou publiques)
  • Intégrer les différences culturelles dans le choix d'un repas
  • Organiser repas d'affaires et séminaires
  • Le cadeau d'affaires : usages et choix compte tenu de la diversité culturelle
6/ Animer une équipe de secrétaires-assistantes
  • Développer une relation de confiance mutuelle
  • Connaître les ressorts de la motivation
  • Définir des objectifs de travail clairs
6/ Maîtriser les enjeux du classement
  • Déterminer le rôle clé du classement dans la collecte et le traitement des informations
  • Identifier les différents outils et méthodes de classement
  • Quels critères choisir ?
  • Mettre en adéquation le système de classement et les caractéristiques de l'entreprise et des utilisateurs
  • Partage d’expériences sur les difficultés rencontrées dans les tâches d'archivage et de classement des documents
7/ Acquérir une méthode de classement simple et efficace
  • Réorganiser un classement existant
  • Les actions à mener : simples adaptations ou changement radical ?
  • Dresser l'inventaire des dossiers
  • Le tri et la restructuration des dossiers : mettre en place un classement compréhensible par tous
  • Autodiagnostic des forces et faiblesses du système actuellement en place : de quelles informations l’assistant(e) a-t-il / elle besoin ? De quelles informations l'équipe a-t-elle besoin ? Comment améliorer le mode d'accès à ces informations ?
  • Lister les différentes étapes pour mettre en place un classement efficace
  • Concevoir le plan de classement
  • Le valider et le mettre à jour : quelles procédures définir ?
  • Accessibilité : comment bien classer les documents destinés à être partagés ?
  • Optimiser le classement sur micro
  • Bâtir une arborescence claire
  • Comment procéder au choix des noms de dossiers et de fichiers ?
  • Optimiser les « astuces » de rangement
  • Gagner du temps en utilisant les diverses fonctions informatiques (liens hypertextes, réseau)
  • Plan d’action personnel : Élaboration de son plan de classement
8/ Archivage
  • Définitions des règles et des acteurs
  • Différences entre classement et archivage
  • Préparation de l'archivage - le plan d'archivage
9/ Classement et archivage : les contrôles
  • Définitions des règles de contrôle
  • autocontrôle
  • les spécialistes
  • rôle du management
10/ L’apport de l’informatique
  • Définir ses besoins
  • Définir les moyens adaptés
  • Gestion des mots clés
  • Sélections thématiques
  • Les contraintes apportées par l'informatique
  • sauvegarde des données
  • archivage des disquettes
  • archivage des applications
Dates

Dates

  • 06 et 07 Août 2019
  • 29 et 30 Oct. 2019
  • 10 et 11 Déc. 2019