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Formation #ASSI25

Formation Classement et archivage

12 et 13 Sept. 2019

14 et 15 Nov. 2019

2 jours

Réf. ASSI25

Vous souhaitez personnaliser le programme de cette formation pour qu'elle réponde aux spécificités de votre entreprise ? Demandez un devis.

Objectifs

  • Mettre en place un classement collectif efficace, accessible, fiable et évolutif
  • Organiser les archives
  • Mettre en place des documents simples pour suivre le classement et communiquer avec les équipes
  • Développer une méthode de classement physique et virtuelle, fiable et accessible à tous rapidement
  • Prendre du recul pour revoir son système de classement et d'archivage
Participants

Participants

  • Secrétaires et assistant(e)s
  • Tout personnel administratif chargé d'organiser le classement, l'archivage et la gestion de la documentation dans leur service
Approche Pédagogique

Approche Pédagogique

  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
Programme
1/ Le classement : un enjeu de première importance
  • Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents
  • Mesurer l'impact économique du classement et ses incidences sur entreprise et/ou le service
  • Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs
  • Faire face à la multiplication des documents et des informations
  • Identifier les différentes sources des documents
  • Partage d'expériences : difficultés rencontrées dans les tâches de classement
2/ Sécuriser ses informations et ses documents
  • Dissocier classement et rangement
  • Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
  • Choisir les moyens et outils de classement adaptés
  • Autodiagnostic : son mode de classement actuel
  • Harmoniser classement papier et classement virtuel
  • Rendre cohérente la structure et pertinent le titre des dossiers
  • Gérer l’information à l’aide d’hyperliens, y accéder par mots clés
  • Etude de cas : analyse d'un plan de classement papier et virtuel
3/ Analyser l'information à traiter et choisir une méthode de classement
  • Situer les besoins d'information
  • Analyser l'information à traiter dans son service
  • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et leurs limites
  • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée
  • Mettre en œuvre les quatre principes d'un classement efficace
4/ Faciliter l'accès de tous à l'information
  • Réorganiser le classement :
  • la méthode AIR pour réorganiser ; le classement d’un petit service
  • la méthode ACTION pour une structure plus importante ou une petite entreprise
  • Elaborer un plan de classement
  • Choisir des titres de dossiers pertinents
  • Structurer le contenu des dossiers en codifiant les documents électroniques
5/ Savoir quoi jeter, quoi archiver
  • Garder ou jeter ? Identifier les bonnes pratiques et les critères
  • Connaître les durées légales de conservation des documents
  • Optimiser la consultation des archives
  • Détruire ou faire détruire des archives
6/ Optimiser le suivi du classement avec les logiciels bureautiques
  • Faciliter la recherche des documents sous XP, Windows 7 ou 8
  • Suivre le plan de classement avec Excel ou Word
  • Suivre les archives ou des dossiers spécifiques (par exemple un projet)
  • Classer avec les logiciels de messagerie
  • Communiquer avec l'équipe pour faire vivre le classement
  • Gestion des mots clés
  • Sélections thématiques
  • Les contraintes apportées par l'informatique
  • sauvegarde des données
  • archivage des informations
  • archivage des applications
Dates

Dates

  • 12 et 13 Sept. 2019
  • 14 et 15 Nov. 2019