Formation Les écrits et la prise de parole pour l'assistante de direction

1/ Préparer sa prise de notes

• Se préparer sur les plans matériel et intellectuel

• Utiliser les bons outils et soigner son confort

• Choisir sa technique de prise de notes : carte mentale ou synoptique ?

• Savoir se poser les bonnes questions pour gagner en efficacité

2/ Maîtriser la prise de notes

• Discerner l'essentiel de l'accessoire

• Éviter les déformations et/ou interprétations

• Structurer ses notes

• Noter peu pour noter utile

• Noter plus vite avec la méthode des abréviations

3/ Prendre des notes directement sur ordinateur

• Être rapide et efficace dans la prise de notes sur ordinateur

• Structurer sa prise de notes

• Utiliser les trucs et astuces de Word pour gagner du temps

4/ Savoir structurer l'e-mail

• Différencier la structure de l'e-mail de celle de la lettre

• Adopter la construction en pyramide inversée

5/ Formuler un objet email efficace

• Faire le choix d'un objet précis et percutant pour retenir l'attention du lecteur

• Appliquer les règles de formulation d'un objet efficace

6/ Rédiger des messages emails qui accrochent

• Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message

• Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre

• Trouver le mot juste

• Connaître les mots et expressions à éviter

• Relire en se plaçant du point de vue du destinaire

7/ Préparer son intervention orale

• Apprivoiser son trac : l'utiliser et non le subir

• Travailler sa voix, ses gestes, son regard

• Structurer sa présentation et ses notes

8/ Les incontournables de la communication au téléphone

• Trouver le ton et les mots justes de sa présentation pour réussir le premier contact

• Utiliser sa voix comme un outil pour développer son impact

• Percevoir l'état d'esprit de l'interlocuteur

9/ Traiter l'appel avec tact et pertinence

• Faire un barrage

• Filtrer élégamment :

• faire patienter

• transférer

• reprendre un correspondant avec courtoisie

• Prendre un message pertinent et fidèle

• Préparer et réussir ses appels

10/ Être à l'aise dans les situations délicates

• Mettre en confiance

• Désamorcer les tensions

• Canaliser un interlocuteur bavard

• Calmer un mécontent, un agressif

• Gérer un impatient

• Déjouer les manœuvres d'intimidation