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Formation Les écrits et la prise de parole pour l'assistante de direction

Objectifs
  • Prendre confiance en soi dans la prise de notes
  • Acquérir des méthodes de prise de notes
  • Noter peu, noter utile, noter vite
  • Structurer rapidement les idées développées
  • Rédiger rapidement un compte rendu efficace
  • Gagner du temps avec Word. Gagner du temps et de l'efficacité dans la rédaction des e-mails
  • Obtenir un retour rapide à vos messages
  • Renforcer la qualité de sa communication au téléphone
  • Développer son aisance
  • Maîtriser les bons réflexes au téléphone
  • Se sortir habilement des situations difficiles
Participants
  • Assistante de Direction
  • Secrétaires
Approche Pédagogique
  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
  • Durée : 2 jours
  • Réf. : ASSI28

Dates de Formations

18 et 19 Avril 2019

13 et 14 Juin 2019

22 et 23 Aout 2019

17 et 18 Oct. 2019

19 et 20 Déc. 2019

Programme
  • 1/ Préparer sa prise de notes
    • • Se préparer sur les plans matériel et intellectuel
    • • Utiliser les bons outils et soigner son confort
    • • Choisir sa technique de prise de notes : carte mentale ou synoptique ?
    • • Savoir se poser les bonnes questions pour gagner en efficacité
  • 2/ Maîtriser la prise de notes
    • • Discerner l'essentiel de l'accessoire
    • • Éviter les déformations et/ou interprétations
    • • Structurer ses notes
    • • Noter peu pour noter utile
    • • Noter plus vite avec la méthode des abréviations
  • 3/ Prendre des notes directement sur ordinateur
    • • Être rapide et efficace dans la prise de notes sur ordinateur
    • • Structurer sa prise de notes
    • • Utiliser les trucs et astuces de Word pour gagner du temps
  • 4/ Savoir structurer l'e-mail
    • • Différencier la structure de l'e-mail de celle de la lettre
    • • Adopter la construction en pyramide inversée
  • 5/ Formuler un objet email efficace
    • • Faire le choix d'un objet précis et percutant pour retenir l'attention du lecteur
    • • Appliquer les règles de formulation d'un objet efficace
  • 6/ Rédiger des messages emails qui accrochent
    • • Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message
    • • Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre
    • • Trouver le mot juste
    • • Connaître les mots et expressions à éviter
    • • Relire en se plaçant du point de vue du destinaire
  • 7/ Préparer son intervention orale
    • • Apprivoiser son trac : l'utiliser et non le subir
    • • Travailler sa voix, ses gestes, son regard
    • • Structurer sa présentation et ses notes
  • 8/ Les incontournables de la communication au téléphone
    • • Trouver le ton et les mots justes de sa présentation pour réussir le premier contact
    • • Utiliser sa voix comme un outil pour développer son impact
    • • Percevoir l'état d'esprit de l'interlocuteur
  • 9/ Traiter l'appel avec tact et pertinence
    • • Faire un barrage
    • • Filtrer élégamment :
      • - faire patienter
      • - transférer
      • - reprendre un correspondant avec courtoisie
    • • Prendre un message pertinent et fidèle
    • • Préparer et réussir ses appels
  • 10/ Être à l'aise dans les situations délicates
    • • Mettre en confiance
    • • Désamorcer les tensions
    • • Canaliser un interlocuteur bavard
    • • Calmer un mécontent, un agressif
    • • Gérer un impatient
    • • Déjouer les manœuvres d'intimidation