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Formation #ASSI35

Formation Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

15 et 16 Août 2019

10 et 11 Oct. 2019

17 et 18 Déc. 2019

2 jours

Réf. ASSI35

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Objectifs

  • Optimiser son organisation
  • Privilégier les tâches essentielles de sa fonction
  • Gérer les priorités et les imprévus
  • Tirer le meilleur parti des outils
  • S'affirmer pour mieux s'organiser
Participants

Participants

  • Secrétaire, assistante
  • Assistante de direction
  • Office manager
Approche Pédagogique

Approche Pédagogique

  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
Programme
1/ Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide
  • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps
  • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e)
  • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles
  • Évaluer ses marges de manœuvre
  • Mise en situation Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations
2/ Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace
  • Clarifier les attentes du manager et de l'équipe
  • Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée
  • Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités
  • Mise en situation Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée
3/ Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)
  • Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace
  • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge
  • Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique
  • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e)
  • Mise en situation Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps
4/ Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e)
  • Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe
  • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire
  • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous
  • Mise en situation Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage
5/ CAS PRATIQUES

Dates

Dates

  • 15 et 16 Août 2019
  • 10 et 11 Oct. 2019
  • 17 et 18 Déc. 2019