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Formation Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

Objectifs
  • Optimiser son organisation
  • Privilégier les tâches essentielles de sa fonction
  • Gérer les priorités et les imprévus
  • Tirer le meilleur parti des outils
  • S'affirmer pour mieux s'organiser
Participants
  • Secrétaire, assistante
  • Assistante de direction
  • Office manager
Approche Pédagogique
  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
  • Durée : 2 jours
  • Réf. : ASSI35

Dates de Formations

18 et 19 Avril 2019

18 et 19 Juil. 2019

16 et 17 Aout 2019

10 et 11 Oct. 2019

17 et 18 Déc. 2019

Programme
  • 1/ Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide
    • • Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps
    • • Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e)
    • • Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles
    • • Évaluer ses marges de manœuvre
    • • Mise en situation Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations
  • 2/ Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace
    • • Clarifier les attentes du manager et de l'équipe
    • • Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée
    • • Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités
    • • Mise en situation Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée
  • 3/ Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)
    • • Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace
    • • Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge
    • • Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique
    • • Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e)
    • • Mise en situation Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps
  • 4/ Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e)
    • • Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe
    • • Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire
    • • Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous
    • • Mise en situation Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage
  • 5/ CAS PRATIQUES