Formation #ASSI35

Formation Gagner du temps, s'organiser et gérer les priorités

Inter
Intra/Sur mesure

2 jours

Réf. ASSI35

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Objectifs

Optimiser son organisation

Privilégier les tâches essentielles de sa fonction

Gérer les priorités et les imprévus

Tirer le meilleur parti des outils

S'affirmer pour mieux s'organiser

Participants

Participants

Secrétaire, assistante

Assistante de direction

Office manager

Approche Pédagogique

Approche Pédagogique

Cas pratiques

Remise d’outils

Echanges d’expériences

Programme

1/ Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide

Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps

Évaluer les risques d’éparpillement liés au poste d'assistant(e)

Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles

Évaluer ses marges de manœuvre

Mise en situation Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations

2/ Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace

Clarifier les attentes du manager et de l'équipe

Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée

Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités

Mise en situation Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée

3/ Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e)

Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace

Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge

Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique

Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e)

Mise en situation Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps

4/ Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e)

Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe

Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire

Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous

Mise en situation Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage

5/ CAS PRATIQUES

Dates

Dates