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Formation Spécial Cadres : s'organiser et gagner du temps avec Outlook

Objectifs
  • Organiser et automatiser la gestion de ses messages
  • Maîtriser l'envoi et la réception des pièces jointes
  • Gérer son agenda, ses tâches, ses contacts
  • Partager des ressources collectives
  • Mieux s'organiser et mieux communiquer au quotidien
Participants
  • Toute personne souhaitant maîtriser les fonctions avancées d'Outlook pour mieux les adapter à son activité
Approche Pédagogique
  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
  • Durée : 2 jours
  • Réf. : BUR02

Dates de Formations

18 et 19 Avril 2019

25 et 26 Juil. 2019

15 et 16 Aout 2019

10 et 11 Oct. 2019

19 et 20 Déc. 2019

Programme
  • 1/ Personnaliser Outlook
    • • Paramétrer les options de sa messagerie et du calendrier
    • • Personnaliser l'affichage : tris, regroupements, sélecteur de champs
    • • Gérer ses favoris
  • 2/ Gérer ses messages, organiser le classement et l'archivage
    • • Trier et filtrer ses messages
    • • Créer des modèles de messages réutilisables
    • • Collecter rapidement une information : les boutons de vote
    • • Gérer ses mails pendant son absence
    • • Filtrer automatiquement le courrier indésirable
    • • Nettoyer sa boîte à lettres
    • • Organiser le classement de ses mails dans des fichiers de données Outlook
    • • Créer des règles pour automatiser le classement
    • • Paramétrer l'archivage automatique
  • 3/ Maîtriser la gestion des pièces jointes et des liens
    • • Identifier les principaux formats
    • • Compresser pour optimiser l'envoi de fichiers lourds (zip)
    • • Protéger ses fichiers joints : la solution Acrobat (pdf)
    • • Adresser des liens hypertextes
    • • Réviser en ligne un document : le suivi des modifications
  • 4/ Gérer son carnet d'adresses
    • • Créer ses propres contacts et listes de distribution
    • • Regrouper ses contacts par catégorie
    • • Échanger des cartes de visite
    • • Importer et exporter un groupe de contacts
    • • Opérer un publipostage de ses contacts
  • 5/ Planifier et organiser ses activités
    • • Créer des rendez-vous et événements ponctuels
    • • Planifier des éléments périodiques
    • • Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous
    • • Organiser et suivre ses tâches
    • • Intégrer des rappels automatiques
    • • Se créer des "pense-bêtes" : les notes
  • 6/ Organiser le travail collaboratif
    • • Partager des agendas, des contacts
    • • Définir les autorisations d'accès
    • • Organiser des réunions : inviter les participants, gérer les modifications, les annulations
    • • Utiliser un agenda de groupe
    • • Déléguer et suivre des tâches
    • • Créer un dossier de partage : les dossiers publics
    • • Mettre à disposition des ressources communes