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Formation Préparer votre passage à la GED, les meilleures pratiques


Objectifs
  • Appréhender toutes les étapes préliminaires à la mise en oeuvre d'une solution de GED ou de gestion de contenu d'entreprise
  • Apprendre à organiser et à indexer votre fond documentaire
  • Identifier les éléments de l'analyse documentaire
Participants
  • Toute personne impliquée dans un projet de GED ou de gestion de contenu
Approche Pédagogique
  • Cas pratiques
  • Remise d’outils
  • Echanges d’expériences
  • Durée : 3 jours
  • Réf. : WEB23

Dates de Formations

24 au 26 Avril 2019

26 au 28 Juin 2019

07 au 09 Aout 2019

09 au 11 Oct. 2019

11 au 13 Déc. 2019

Programme
  • 1/ Identifier les éléments de l'analyse documentaire
    • • Le cycle de vie des documents
    • • Les référentiels documentaires
    • • Le dossier d'analyse : plans de classement, tableaux de gestion, règles de conservation
    • • Identifier les différents types de documents
    • • L'acquisition et l'utilisation des métadonnées
    • • Les principales normes et standards utiles à l'analyste
    • • Les logiciels documentaires
    • • Etude de cas
  • 1/ Créer le plan de classement
    • • Les grandes classifications universelles
    • • Définir le périmètre du champ documentaire
    • • Analyser les activités et identifier les relations entre les activités et les documents selon la norme ISO-26122
    • • Méthodologie de conception adaptée
    • • Test et évaluation
    • • Les outils logiciels d'aide à la création
    • • Travaux pratiques
  • 2/ Indexer les contenus
    • • Règles et méthodes d'indexation.
    • • Choisir les métadonnées descriptives des contenus.
    • • Définir une stratégie d'indexation : listes d'autorité, folksonomies...
    • • Choisir les organisations d'index à implémenter : thesaurus, taxonomies, catégorisations...
    • • Les logiciels d'aide à l'indexation
    • • Travaux pratiques
  • 3/ Modéliser les flux documentaires
    • • Identifier et représenter les flux documentaires
    • • Compléter le dossier d'analyse documentaire : profils utilisateur et matrices de workflow
    • • Formaliser la circulation des documents entre les utilisateurs
    • • Les logiciels d'aide à la modélisation
    • • Travaux pratiques
  • 4/ Créer les modèles de contenu
    • • Identifier les types de contenu
    • • Définir les propriétés, les aspects et les associations
    • • Utiliser les modèles de contenu dans la recherche et le classement des documents
    • • Travaux pratiques
  • / Finaliser le dossier d'analyse documentaire
    • • Analyser la qualité et la pertinence de l'organisation documentaire. Faire évoluer le plan de classement