Formation Organiser des Séminaires, Conventions et Sommets d'Entreprise de Grande Envergure en Afrique
Objectifs pédagogiques
- Concevoir et piloter des séminaires, conventions et sommets d’entreprise de grande envergure
- Cadrer un événement en définissant objectifs, public, format, calendrier et gouvernance
- Construire un programme attractif et une expérience participant de haut niveau
- Sélectionner et négocier avec les sites, fournisseurs et prestataires événementiels
- Élaborer et contrôler un budget événementiel complet
- Organiser efficacement l’accueil, l’hébergement et les déplacements des participants
- Maîtriser le protocole, l’accueil des VIP et les relations avec les partenaires institutionnels
- Mettre en place une organisation efficace de la sécurité, de la sûreté et de la gestion des risques
- Coordonner les dispositifs techniques, audiovisuels et digitaux
- Développer une stratégie de communication et de visibilité adaptée aux grands événements
- Piloter les opérations en temps réel le Jour J et gérer efficacement les imprévus
- Évaluer la performance globale de l’événement et capitaliser sur le retour d’expérience
Public cible
- Responsables événementiels et Event Managers
- Directeurs et responsables communication
- Responsables des Services Généraux
- Office Managers et Workplace Managers
- Assistants de Direction Générale et Executive Assistants
- Responsables relations publiques et institutionnelles
- Responsables marketing et communication corporate
- Chefs de projets événementiels
- Responsables protocole et relations VIP
- Responsables logistique et coordination
- Responsables achats et gestion des prestataires événementiels
- Responsables sécurité et sûreté événementielle
- Agences événementielles et organisateurs professionnels
- Cadres d’entreprises, institutions et organisations souhaitant professionnaliser l’organisation de grands événements en Afrique
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Devis personnaliséProgramme Détaillé
- Définir les objectifs, le positionnement et les résultats attendus
- Identifier les participants, partenaires, sponsors et parties prenantes
- Déterminer le format, le lieu, le calendrier et les contraintes du projet
- Construire l’agenda, les panels, conférences, ateliers et temps de networking
- Définir les parcours VIP, speakers, délégations et participants
- Concevoir une expérience cohérente avant, pendant et après l’événement
- Évaluer centres de conférences, hôtels, palais des congrès et espaces événementiels
- Vérifier capacité, accessibilité, équipements et infrastructures techniques
- Négocier les conditions commerciales et contractualiser avec les sites
- Élaborer un budget prévisionnel complet
- Identifier sponsors, partenaires institutionnels et sources de financement
- Suivre les engagements, dépenses, recettes et écarts budgétaires
- Sélectionner traiteurs, agences, techniciens, transporteurs et prestataires spécialisés
- Définir les cahiers des charges, SLA et critères de performance
- Piloter les contrats, délais, qualité et obligations des prestataires
- Organiser inscriptions, invitations, transferts et hébergements
- Coordonner les arrivées et déplacements des participants nationaux et internationaux
- Gérer les besoins spécifiques des délégations, intervenants et VIP
- Maîtriser les règles de préséance, accueil officiel et protocole
- Organiser la participation des dirigeants, autorités et partenaires institutionnels
- Préparer les prises de parole, cérémonies et séquences protocolaires
- Identifier les risques liés aux personnes, infrastructures et déplacements
- Mettre en place les dispositifs de contrôle d’accès et de sécurité
- Préparer les plans d’urgence, évacuation et gestion des incidents
- Organiser sonorisation, éclairage, scène, vidéo et traduction simultanée
- Déployer livestream, applications événementielles et solutions de networking
- Prévoir les dispositifs de secours pour assurer la continuité technique
- Construire le plan de communication avant, pendant et après l’événement
- Gérer invitations, médias, réseaux sociaux et relations presse
- Développer l’identité visuelle et la visibilité des partenaires et sponsors
- Mettre en place une cellule de coordination et un conducteur général
- Superviser les équipes, prestataires, intervenants et flux de participants
- Gérer les imprévus, changements de programme et incidents en temps réel
- Mesurer satisfaction, participation, visibilité et performance financière
- Évaluer les résultats par rapport aux objectifs initiaux
- Construire un retour d’expérience et un plan d’amélioration pour les prochains événements
Approche pédagogique
Ressources & Actions
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Perfectionnez vos compétences avec ces formations complémentaires
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.
Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique
Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.
Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :
- Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
- Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.
Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :
- Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
- Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
- Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.
Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)
Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.
Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.
Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.
Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi
Notre processus est simple et centré sur vos besoins :
- Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
- Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
- Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
- Réalisation de la Formation.
- Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.
Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.
Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.
Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)
Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :
- Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
- Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
- Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
- Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).
Pour trois raisons principales :
- Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
- Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
- Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.
Des questions sur cette formation ?
Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.
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