Formation Préparer et Sécuriser les Réunions du Conseil d'Administration : Convocations, Dossiers, PV et Suivi des Résolutions
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les enjeux de gouvernance liés à la préparation des réunions du Conseil d’Administration
- Maîtriser l’organisation du calendrier et la préparation des réunions
- Préparer et sécuriser les convocations conformément aux exigences applicables
- Constituer des dossiers de Conseil complets, structurés et confidentiels
- Organiser efficacement la logistique des réunions physiques et hybrides
- Appliquer les bonnes pratiques de confidentialité, de contrôle des accès et de sécurité documentaire
- Assurer un secrétariat de séance rigoureux et fiable
- Rédiger des procès-verbaux clairs, structurés et fidèles aux décisions prises
- Mettre en place un système efficace de suivi des résolutions et décisions du Conseil
- Construire une organisation documentaire permettant d’assurer traçabilité, conformité et continuité du secrétariat de gouvernance
Public cible
- Assistantes de direction générale
- Assistantes de Président et de Directeur Général
- Assistantes et secrétaires de Conseil d’Administration
- Assistantes exécutives et Executive Assistants
- Responsables et collaborateurs du Secrétariat Général
- Juristes d’entreprise et responsables juridiques
- Responsables gouvernance et Corporate Governance Officers
- Company Secretaries et secrétaires généraux
- Responsables conformité et contrôle interne
- Office Managers intervenant auprès des instances dirigeantes
- Collaborateurs chargés de la préparation des réunions des organes sociaux
- Professionnels souhaitant développer leurs compétences en secrétariat de gouvernance et administration des instances dirigeantes
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Devis personnaliséProgramme Détaillé
- Rôles et responsabilités du Conseil d’Administration et de ses membres
- Principes de gouvernance, confidentialité et devoir de diligence
- Rôle de l’assistante dans la préparation et la sécurisation des réunions
- Élaboration du calendrier annuel des Conseils et comités
- Coordination des disponibilités des administrateurs et dirigeants
- Anticipation des échéances statutaires, réglementaires et internes
- Identification des destinataires et vérification des coordonnées
- Préparation et diffusion des convocations dans les délais requis
- Traçabilité des envois, accusés de réception et modifications
- Collecte et classement des documents soumis aux administrateurs
- Préparation des notes, rapports, présentations et projets de résolutions
- Contrôle de la cohérence, complétude et confidentialité du dossier
- Préparation de la salle, équipements et supports techniques
- Gestion de la présence physique ou en visioconférence
- Organisation des accueils, déplacements et besoins spécifiques des participants
- Protection des informations sensibles et documents du Conseil
- Gestion des droits d’accès, partage sécurisé et archivage
- Prévention des fuites d’informations et bonnes pratiques numériques
- Préparation de l’ordre du jour et de la feuille de présence
- Prise de notes structurée et suivi des débats et décisions
- Identification précise des décisions, votes, réserves et actions à engager
- Structuration et rédaction professionnelle du PV
- Restitution fidèle des décisions et résolutions adoptées
- Processus de validation, signature et diffusion du procès-verbal
- Création d’un registre ou tableau de suivi des résolutions
- Attribution des responsabilités et échéances
- Relances, collecte des preuves de réalisation et reporting aux dirigeants
- Organisation et archivage sécurisé des dossiers et PV
- Mise en place d’un calendrier de conformité et d’alertes
- Élaboration d’une checklist complète pour sécuriser chaque réunion du Conseil
Approche pédagogique
Ressources & Actions
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Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.
Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique
Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.
Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :
- Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
- Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.
Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :
- Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
- Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
- Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.
Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)
Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.
Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.
Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.
Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi
Notre processus est simple et centré sur vos besoins :
- Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
- Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
- Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
- Réalisation de la Formation.
- Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.
Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.
Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.
Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)
Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :
- Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
- Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
- Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
- Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).
Pour trois raisons principales :
- Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
- Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
- Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.
Des questions sur cette formation ?
Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.
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