Maroc Performance
Digitalisation Administrative et Outils Collaboratifs

Formation Maîtriser la Planification Collaborative de l'Agenda de Direction à l'Ère du Travail Hybride et des Fuseaux Multiples

Référence

AA295

Durée

5 jours

Objectifs pédagogiques

  • Maîtriser les principes d’une gestion stratégique et collaborative de l’agenda de Direction
  • Organiser efficacement les activités d’un dirigeant dans un environnement de travail hybride
  • Planifier des rendez-vous impliquant plusieurs pays et fuseaux horaires
  • Optimiser les réunions présentielles, distancielles et hybrides
  • Hiérarchiser les priorités et protéger les plages de travail stratégique du dirigeant
  • Coordonner efficacement l’agenda avec les assistants, collaborateurs, équipes et partenaires
  • Gérer les délégations, droits d’accès et niveaux de confidentialité
  • Anticiper et gérer les conflits d’agenda, annulations et changements de dernière minute
  • Exploiter les calendriers partagés, outils collaboratifs et solutions de visioconférence
  • Automatiser les rappels, invitations, confirmations et notifications
  • Sécuriser les informations sensibles contenues dans les agendas professionnels
  • Mettre en place une organisation permettant d’optimiser durablement le temps, la disponibilité et la productivité de la Direction

Public cible

  • Assistants de Direction Générale
  • Executive Assistants et Personal Assistants
  • Assistants de dirigeants et membres de Comités de Direction
  • Secrétaires de Direction et Secrétaires Généraux
  • Office Managers
  • Coordinateurs administratifs et exécutifs
  • Chefs de cabinet et collaborateurs de Direction
  • Responsables des Services Généraux
  • Responsables RH et managers d’équipes hybrides
  • Responsables transformation digitale et outils collaboratifs
  • Professionnels travaillant avec des équipes internationales et multiculturelles
  • Toute personne chargée de coordonner des agendas complexes impliquant plusieurs équipes, sites ou fuseaux horaires

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Programme Détaillé

  • Identifier les priorités stratégiques et opérationnelles du dirigeant
  • Distinguer les activités urgentes, importantes, récurrentes et confidentielles
  • Construire un agenda cohérent avec les objectifs de la Direction
  • Organiser les rendez-vous présentiels, distanciels et hybrides
  • Tenir compte des jours de télétravail et de présence sur site
  • Optimiser les temps de déplacement, de préparation et de transition
  • Identifier et gérer les différents fuseaux horaires des interlocuteurs
  • Éviter les erreurs de conversion et de programmation des réunions
  • Construire des créneaux compatibles avec plusieurs zones géographiques
  • Prioriser les réunions selon leur importance et leur valeur
  • Préparer les participants, documents et objectifs
  • Prévoir les temps de préparation, de compte rendu et de suivi
  • Définir les règles de partage et de modification des agendas
  • Coordonner Direction, assistants, équipes et partenaires externes
  • Gérer les droits d’accès, délégations et niveaux de confidentialité
  • Réorganiser rapidement un agenda perturbé
  • Gérer annulations, reports, retards et conflits de planning
  • Prévoir des marges de sécurité et des créneaux tampons
  • Regrouper les rendez-vous et limiter les interruptions
  • Protéger les plages de concentration et de décision
  • Équilibrer réunions, déplacements, travail individuel et temps de récupération
  • Utiliser efficacement les calendriers partagés et outils collaboratifs
  • Synchroniser agendas, visioconférences, messageries et applications mobiles
  • Automatiser invitations, rappels, confirmations et notifications
  • Protéger les informations sensibles relatives aux rendez-vous
  • Contrôler les accès et les droits de consultation ou modification
  • Appliquer les bonnes pratiques de confidentialité et de cybersécurité
  • Analyser l’utilisation du temps et les principaux indicateurs d’agenda
  • Identifier les conflits, surcharges et sources de perte de temps
  • Mettre en place une démarche d’amélioration continue de la planification

Approche pédagogique

Support Ecrit et Projection
Exposés Interactifs, Podcasts et Vidéos
Brainstorming et Jeux de Rôle
Mises en Situation pour faciliter l'assimilation
Cas Pratiques et Labs inclus pour leur impact opérationnel
Test de Validation des Acquis des Connaissances

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Questions fréquentes

Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.

Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique

Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.

Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :

  1. Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
  2. Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.

Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :

  • Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
  • Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
  • Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.

Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)

Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.

Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.

Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.

Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi

Notre processus est simple et centré sur vos besoins :

  1. Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
  2. Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
  3. Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
  4. Réalisation de la Formation.
  5. Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.

Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.

Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.

Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)

Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :

  • Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
  • Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
  • Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
  • Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).

Pour trois raisons principales :

  1. Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
  2. Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
  3. Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.

Des questions sur cette formation ?

Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.

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