Formation Système de Gestion Électronique des Documents (GED)
Objectifs pédagogiques
- Identifier les enjeux stratégiques, techniques et organisationnels d’un système GED
- Distinguer les typologies de documents et leurs cycles de vie
- Appréhender les normes, obligations légales et réglementaires liées à la gestion documentaire
- Savoir concevoir et déployer un projet GED
- Analyser les besoins métier et formaliser un cahier des charges
- Connaître les étapes clés d’un projet GED : choix technologiques, déploiement, conduite du changement
- Identifier les facteurs de succès et les risques d’échec
- Maîtriser les outils et technologies de GED
- Explorer les principales solutions GED (open source et propriétaires)
- Savoir paramétrer des workflows de validation et de circulation documentaire
- Assurer l’interopérabilité avec d’autres systèmes d'information (ERP, CRM, etc.)
- Assurer la sécurité, la traçabilité et la conformité des documents
- Mettre en place des politiques d’habilitation, d’accès et de confidentialité
- Gérer les obligations de conservation, d’archivage légal et de conformité RGPD
- Garantir la traçabilité des actions par l’audit et la journalisation
- Optimiser la gestion documentaire et automatiser les processus
- Utiliser la GED pour automatiser les flux (ex : factures, contrats, courriers)
- Mettre en place des circuits de validation et signature électronique
- Exploiter les technologies d’intelligence documentaire (OCR, IA, RPA)
Public cible
- Responsables des archives et de la documentation
- Responsables qualité (ISO 9001, etc.)
- Responsables de la conformité ou du juridique
- Responsables de services administratifs ou généraux
- Responsables RH, comptables, ou gestionnaires manipulant des documents sensibles
- Chefs de projet informatique ou MOA GED
- DSI, Responsables systèmes d'information
- Administrateurs fonctionnels ou techniques de solutions GED
- Chefs de projets digitaux / dématérialisation
- Architectes IT ou intégrateurs GED
- Directeurs ou managers de services concernés par la gestion documentaire (finances, RH, juridique, achats, etc.)
- Assistants de direction ou secrétaires généraux gérant des flux documentaires critiques
- Responsables de la transformation digitale ou de la dématérialisation
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- Enjeux et périmètre d’un système GED
- Évolution de la gestion documentaire : du papier au numérique
- Les bénéfices attendus : efficacité, traçabilité, sécurité, conformité
- Classification des documents : administratifs, juridiques, RH, techniques, etc.
- Cycle de vie d’un document : création, validation, diffusion, archivage, suppression
- Métadonnées, indexation, versions et historisation
- Composantes techniques : base documentaire, moteur de recherche, workflow
- Intégration avec les systèmes d'information (ERP, CRM, messagerie, etc.)
- Accessibilité : web, cloud, mobile, synchronisation locale
- Dématérialisation des flux métiers : courrier entrant, factures, contrats
- Workflows de validation et circuits de signature électronique
- Notifications, alertes et tableaux de bord de suivi
- Gestion des droits d’accès, rôles et habilitations
- Audit, journalisation et traçabilité des actions
- Conformité RGPD, conservation légale, coffre-fort numérique
- Analyse des besoins, cahier des charges, choix de solution
- Plan de déploiement : conduite du changement, formation, migration
- Facteurs clés de succès et pièges à éviter
- Solutions open source vs propriétaires (ex : Alfresco, SharePoint, Nuxeo, DocuWare)
- Critères de choix : coût, évolutivité, sécurité, interopérabilité
- Exemples concrets de déploiement GED dans différents secteurs
- Intelligence artificielle pour la reconnaissance automatique de documents (OCR, NLP)
- GED et RPA (Robotic Process Automation)
- GED et gestion de la connaissance (KM, moteur sémantique)
- Responsables des archives et de la documentation
- Responsables qualité (ISO 9001, etc.)
- Responsables de la conformité ou du juridique
- Responsables de services administratifs ou généraux
- Responsables RH, comptables, ou gestionnaires manipulant des documents sensibles
- Chefs de projet informatique ou MOA GED
- DSI, Responsables systèmes d'information
- Administrateurs fonctionnels ou techniques de solutions GED
- Chefs de projets digitaux / dématérialisation
- Architectes IT ou intégrateurs GED
- Directeurs ou managers de services concernés par la gestion documentaire (finances, RH, juridique, achats, etc.)
- Assistants de direction ou secrétaires généraux gérant des flux documentaires critiques
- Responsables de la transformation digitale ou de la dématérialisation
Approche pédagogique
Ressources & Actions
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Perfectionnez vos compétences avec ces formations complémentaires
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquentes que nous recevons de la part de nos clients. Notre objectif : vous éclairer et vous accompagner au mieux dans le développement des compétences de vos équipes.
Partie 1 : Nos Formations et Notre Approche Pédagogique
Les deux, mais notre véritable valeur ajoutée réside dans le sur-mesure. Nous partons du principe que chaque entreprise a un contexte, une culture et des défis uniques. Notre processus commence toujours par une phase d'écoute et de diagnostic pour co-construire avec vous le programme qui aura le plus d'impact.
Nos formateurs sont des experts seniors dotés d'une double compétence :
- Une expertise métier solide : Ils ont tous une expérience significative en entreprise au Maroc et comprennent les réalités du terrain.
- Une expertise pédagogique confirmée : Ils sont formés aux techniques d'animation pour adultes, favorisant l'interactivité et la pratique.
Nous nous adaptons à vos contraintes et objectifs avec plusieurs formats :
- Présentiel Intra-entreprise : Chez vous, pour une immersion totale.
- Présentiel Inter-entreprises : Pour favoriser le partage d'expériences.
- Distanciel : Des sessions live, interactives et dynamiques.
Partie 2 : Financement et Aspects Administratifs (Spécificités Marocaines)
Oui, absolument. En tant qu'organisme de formation agréé, nos actions sont éligibles au remboursement via les Contrats Spéciaux de Formation (CSF) gérés par l'OFPPT et les GIAC. C'est un levier essentiel pour optimiser votre budget formation.
Oui, c'est un service clé que nous proposons. Nous vous accompagnons de A à Z dans le montage de votre dossier d'ingénierie financière. Notre expertise du système marocain vous garantit la constitution d'un dossier conforme et le suivi jusqu'au remboursement, transformant cette contrainte administrative en une simple formalité pour vous.
Nos tarifs sont transparents et dépendent de la durée, du niveau de personnalisation, du nombre de participants et du format. Le meilleur moyen d'avoir une idée précise est de nous demander un devis personnalisé et gratuit, qui sera accompagné d'une proposition pédagogique détaillée.
Partie 3 : Processus, Logistique et Suivi
Notre processus est simple et centré sur vos besoins :
- Prise de Contact & Analyse : Échange pour comprendre vos enjeux.
- Proposition sur-mesure : Envoi d'une proposition pédagogique et financière.
- Validation & Planification : Ajustements et fixation du calendrier.
- Réalisation de la Formation.
- Évaluation & Suivi : Mesure de la satisfaction et bilan complet.
Oui. Notre réseau de formateurs nous permet d'intervenir sur l'ensemble du territoire marocain, que vos locaux soient à Casablanca, Rabat, Tanger, Marrakech, Agadir ou dans toute autre ville du Royaume.
Oui, la formation ne s'arrête pas à la fin de la session. Nous assurons un suivi rigoureux : remise des attestations, envoi d'un rapport de synthèse, et mise en place d'une évaluation à froid (quelques semaines après) pour mesurer le transfert des compétences. Des sessions de coaching de suivi sont également possibles.
Partie 4 : Impact et Retour sur Investissement (ROI)
Nous utilisons une approche à plusieurs niveaux (inspirée du modèle de Kirkpatrick) :
- Niveau 1 (Satisfaction) : Évaluation à chaud.
- Niveau 2 (Apprentissage) : Quizz et mises en situation.
- Niveau 3 (Comportement) : Évaluation à froid et entretiens avec les managers.
- Niveau 4 (Résultats) : Analyse de l'impact sur vos indicateurs de performance (KPIs).
Pour trois raisons principales :
- Notre Expertise Locale : Nous sommes des spécialistes du marché marocain et africain, de sa culture et de ses mécanismes administratifs (CSF).
- Notre Approche Sur-Mesure : Nous ne vendons pas de formations, nous construisons des solutions adaptées à votre besoin.
- Notre Engagement sur l'Impact : Nous sommes focalisés sur le retour sur investissement tangible de votre budget formation.
Des questions sur cette formation ?
Notre équipe pédagogique est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans votre projet de formation.
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